+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Оформление журналов регистрации документов

Т-12 Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку. Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения. Учет предполагает фиксацию факта или показателя, привязку его к дате или событию.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Журнал регистрации входящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Зачем нужны журналы регистрации документов по личному составу

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность Упростить работу по обработке и учету корреспонденции; Ускорить срок выполнения указаний руководителя; Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Входящих документов; Исходящих документов; Для внутренних документов. Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.

А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь. В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы: Порядковый номер входящего или исходящего документа; От кого получен документ или кому отправлен; Направленность документа судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. Оформление документа Правила и требования по заполнению Для начала нужно заполнить титульный лист журнала. Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов. Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.

Страницы в журнале необходимо пронумеровать. После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале. В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале. Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Исправление ошибок Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера. Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал.

Делопроизводитель Соловьева В. Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.

Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.

Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов. Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении.

Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки. От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение. Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени.

Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т. В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик: Понравилась статья?

Поделитесь с друзьями в социальных сетях: Facebook.

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам.

Скачать журнал регистрации входящих документов бесплатно в Word Excel формате

Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами Регистрация документов. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами 25. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Статьи и консультации 2020 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет.

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета. Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т. Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу.

Регистрация документов

ГОСТ Р 51141-98 Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

.

.

Какие бывают виды журналов регистрации документов? Какой способ регистрации удобнее Автор: Инна на Ярлыки: Оформление документов.

Журнал регистрации исходящих документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Гостомысл

    Я думаю, что Вы не правы. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM, поговорим.

© 2019 odinotvet.ru